Корисна інформація для майбутніх орендарів офісних приміщень

Якщо прийнято рішення знімати офіс, в першу чергу варто описати оптимальне приміщення, скласти перелік його принципових характеристик або накреслити його приблизний план. Також важливо мати чітке уявлення про те, яку суму орендар готовий буде заплатити в найближчі кілька місяців.
Чітко сформулювати вимоги до потенційного офісу і заощадити при цьому час допоможе опитування співробітників організації. Звернути особливу увагу слід на побажання, які зустрічаються частіше і при цьому можуть бути обгрунтовані дійсними потребами компанії. Додатковим бонусом такого обговорення можеться стати згуртування колективу.

Пошук приміщення можна довірити одному зі співробітників компанії або ріелтору. Перший спосіб може обійтися дешевше, однак співробітнику доведеться переробляти великі обсяги інформації, витрачаючи час, яке міг би присвятити виконанню своїх основних обов’язків. Другий спосіб зажадає оплати послуг фахівця, який працює зі сформованими базами даних, який має досвід в даній сфері.
Крім іншого, ріелтор візьме на себе перевірку потрібних документів і підготовку договору.
Коли варіанти підібрані, настає час особистого ознайомлення з ними. При огляді офісу в бізнес-центрі слід:
• переговорити з представниками організацій, давно орендують приміщення тут, дізнатися про можливі переваги і недоліки бізнес-центру,
• уточнити, чи справні всі комунікації (вода, світло, опалення, вентиляція, інтернет). Якщо не встановлено опалення, ви можете встановити батареї опалення
• уважно оглянути кімнати на предмет необхідності ремонтних робіт, при наявності такої домовитися про зниження орендної плати або про виправлення недоліків власником,
• дізнатися про наявність спеціального місця для куріння, а також про наявність паркувальних місць для офісних працівників.

Якщо приміщення повністю відповідає вимогам компанії, можна перейти до обговорення вартості послуг. Коли діалог ведеться з орендодавцем безпосередньо, ціна найчастіше може значно знизитися. Не варто уникати питань про формування вартості в залежності від використання місць загального користування, площі і надання додаткових послуг. Також необхідно обговорити порядок і спосіб внесення комунальних платежів.
Фахівці радять при першому огляді не підписувати ніяких документів і обов’язково перед цим проконсультуватися з юристом, щоб поспішність не привела до суттєвих фінансових втрат.